こんな疑問にお答えします。

私自身も飲食店店長をやっている時は問題が山積みでした。

・営業中に材料が足りなくなり、近くのパートさんの家から野菜を借りる
・100名以上の配達料理の仕込み中に材料が足りなくなり、往復1時間半かけて業者まで取りに行く
・注文業務が属人化しており、パートさんに頼んだ注文がパックではなく、ケース納品される

ですが、毎月在庫の把握のために行っている棚卸しと注文書を連動させることで
毎月の注文時間が8時間→2時間に短縮できました。

その方法をご紹介します。

今回ご紹介する方法は長期保存ができる、冷凍食材や調味料の発注忘れを防止できます。
野菜や肉などの生物は予約に応じて仕入れください。

飲食店のDX【注文を自動化】棚卸×注文書で発注忘れを防止

以下の考え方で注文の数量が算出できます。

注文数量＝毎月の使用平均 – 現在の残数

この式だけだとイメージ湧きにくいので、下記がサンプルになります。

醤油の注文忘れが多い
→計算してみると月間の注文数が4本だった
→毎月4本あれば、注文忘れを防止できる
→棚卸しで1本余ってた
→3本を追加注文

この方法を使えば、大体の手間は減らせますし、属人化していた注文業務を見える化できます。

注文自動化の3つのメリット

大体のやり方は理解頂けたかと思いますが、そこまでコストをかけてやる必要ある？と思われる方もいらっしゃるかもしれません。

私が実際にやって感じたメリットをお伝えします。

注文時間が半分以下になる＝人件費の削減＋考える時間が減る

注文自動化をすることで、注文時間が半分以下になります。

私の場合、注文を夜にする場合が多く営業終了後の疲れた体で行うのでミスも多く発生していました。

そういったケアレスミスも防止できます。

注文忘れのミスが減る = 人件費の削減＋機会損失の削減

注文忘れのミスも防止することができます。

特に「あると思っていたものがない」というミスを防止でき
お客様が頼もうとしていたメニューがなく、注文されないという機会損失を防ぐことができます。

注文業務の属人化から脱却できる＝自分じゃなくてもできる作業が増える

注文業務が属人化していたのを脱却でき、自分の時間が増えます。

こんな事態を防ぐこともできます。

棚卸しと注文書を連動させた注文自動化の手順

実際の例を見せられれば良いのですが、飲食店と機密保持の関係で概要をお伝えします。

棚卸し表を作る

エクセルやスプレッドシートで棚卸し表を作ります。

下記が理解できればOKです！

・名称（誰にでも分かりやすいように）
×エビ
○伸ばしえび21 – 25
・業者
・単価
・数量（空白）
・合計
・管理場所（冷凍庫や海鮮など）
・管理場所ごとの合計棚卸し金額

注文書を棚卸し表の別シートにつける

棚卸し表ができたら、注文書（エクセル）を今回作成した棚卸し表の別シートに貼り付けましょう。

シート名は業者がわかるようにしてください。

注文したい食材や調味料の平均注文数量を注文書や請求書から計算する

次は食材や調味料の平均注文数量を出します。

平均的な数値を出すために、3ヶ月の平均を出すと統計が分かりやすいです。

7月：8本
8月：3本
9月：4本
平均：5本

割り切れない数字が出る場合も多いと思うので+1しておくと安心かと思います。

（注文数量＝毎月の使用平均 – 現在の残数）となるように関数を設定する

次が最重要な関数の設定です。

毎月の使用平均が5の材料が、棚卸し表に1と記入されたら、注文書に自動的に4と入力されるようなイメージです。

ただ、在庫過多の場合もあるかと思います。

毎月の使用平均が3の材料なのに対し、在庫数量が4の場合は-1と表示されてしまいます。

マイナスになる場合は、0や空白になるような設定が必要です。

棚卸しをして、表に記入する

棚卸しをしてエクセルやスプレッドシートに記入します。

現場で印刷→紙に記入→エクセルに入力するか
在庫を確認しながらエクセルに記入するなどやりやすい方法で進めてください。

各注文書に数値が入っているか確認し、印刷→送信する

棚卸しの入力が終わったら、各注文書に数値が入力されているか確認して印刷して送信してください。

まとめ：注文自動化のためには、毎月の発注数量の把握が必須
仕組みを整えて働きやすい環境づくりを

急にDXを進めることはできないですが、
①感覚的に把握していたものを数値化する
②仕組みに落とし込む

上記の2点が属人化から脱却する鍵になります。

自社の課題を解決する参考になれば嬉しいです。